Tanggung Jawab Project Engineer

Apa itu Project Engineer?

Seorang Project Engineer (PE) bekerja  melintasi batas-batas antara teknik dan manajemen proyek, memimpin tenaga teknis yang berkontribusi terhadap  proyek atau produk. Dalam beberapa kasus, Project Engineer juga berfungsi sebagai manajer proyek tetapi disebagian kasus lainnya, profesional tersebut memiliki tanggung jawab bersama untuk memimpin sebuah proyek, jadi tidak tepat jika Project Engineer diasumsikan sebagai engineer murni, karena untuk engineer profesional dibutuhkan sertifikasi tersendiri.

Tanggung Jawab Project Engineer

Seorang project engineer memiliki tanggung jawab untuk memastikan sebuah proyek selesai sesuai dengan rencana yang sudah diperhitungkan. Agar tercapainya hal tersebut, mereka harus mempersiapkan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan teknis dalam sebuah proyek, seperti manajemen vendor, menjamin akurasi keuangan, ataupun mengelola sumber daya tim dengan pelatihan.

Peran Project Engineer dapat digambarkan sebagai penghubung antara manajer proyek dan berbagai disiplin teknis yang terlibat dalam suatu proyek. Seorang Project Engineer memiliki tanggung jawab seperti persiapan jadwal, persiapan sumber daya teknik dan segala kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan teknis dalam sebuah proyek. Project Engineer juga mungkin bertanggung jawab atas kinerja manajemen vendor, menjamin akurasi prakiraan keuangan yang terintegrasikan dengan jadwal, memastikan proyek selesai sesuai dengan rencana, mengelola sumber daya team proyek dengan berbagai pelatihan dan mengembangkan pengalaman dan keahlian team proyek.

Seorang project engineer memiliki tugas untuk memastikan sebuah proyek selesai sesuai dengan rencana. Untuk itu, kemampuan administrasi dan manajemen merupakan modal penting bagi profesi ini agar ia dapat mengelola dan mengorganisir proyek sehingga suatu proyek berjalan sesuai rencana. Seorang project engineer harus mempunyai pengetahuan di bidang rekayasa dan teknologi supaya ia dapat mengetahui teknologi seperti apa yang dapat dimanfaatkan untuk mempercepat selesainya proyek.

Seorang project engineer dituntut pula untuk berpikir kritis dan mempunyai kemampuan analisis yang baik agar dapat menemukan dan mempertimbangkan solusi yang tepat apabila terjadi masalah dalam sebuah proyek. Project engineer dituntut untuk mampu mempertimbangkan dan mengambil keputusan secara matang. Sensitivitas masalah juga perlu dimiliki oleh profesi ini agar dapat mengidentifikasi dan mengantisipasi masalah yang akan muncul.

Apabila terjadi masalah, seorang project engineer wajib memiliki respon dan reaksi yang cepat dalam menyelesaikan masalah tersebut sehingga tidak terlalu menghambat pekerjaan sebuah proyek. Demi memastikan proyek berjalan sesuai rencana, project engineer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik agar mampu berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait. Tak hanya itu, ia pun perlu memiliki manajemen waktu yang baik supaya ia dapat menyusun jadwal proyek yang realistis. Kemampuan lain yang wajib dimiliki seorang project engineer adalah matematika, manajemen sumber daya personalia, serta Bahasa Inggris.

Pada proyek dengan struktur yang baik, semua disiplin khusus teknis melakukan pelaporan pada project engineer, tetapi dua hal penting yang menjadi tanggung jawab project engineer adalah sebagai koordinator berbagai disiplin teknik pada sebuah proyek dan sebagai kontrol kualitas proyek secara umum.

Project Engineer bertanggung jawab pada perencanaan, pekerjaan dan penyelesaian masalah pada hal-hal yang sifatnya teknis dalam suatu pekerjaan proyek tetapi mengingat begitu banyak dan kompleksnya pekerjaan proyek dan melihat kenyataan yang ada pada keterbatasan individu dalam menguasai pekerjaan, maka Project Engineer dibagi ke dalam beberapa Specialisasi, antara lain :

·      Industrial Engineer (Teknisi Ahli Perindustrian) : Peran meliputi perencanaan, peningkatan dan instalasi dari sistem integrasi atas manusia, material, peralatan dan energi. Industrial Engineer banyak berperan di perusahaan manufaktur, perencanaan logistik dan sebagainya.

·     Electrical Engineer (Teknisi Ahli Kelistrikan) : Peran meliputi instalasi dan pemeliharaan AC, elevator serta sistem elektrik lainnya , distribusi listrik dan penyediaan penerangan dan pemanasan. Electrical Engineer banyak berperan dalam power plant dan perusahaan telekomunikasi.

·      Mechanical Engineer (Teknisi Ahli Permesinan): Peran meliputi pengadaan, pemeliharaan dan perbaikan mesin dan alat berat serta sistem mekanik lainnya. Mechanical Engineer banyak berperan di perusahaan manufaktur, power plant, dan sebagainya.

·        Civil Engineer (Teknisi Ahli Konstruksi Bangunan) : Peran meliputi kegiatan Fisik seperti pekerjaan beton, gedung, jalan tol, jembatan, jalan raya, sistem penyimpanan air seperti waduk,  sistem ventilasi dan Pemipaan (Plumbing)

·    Chemical Engineer ( Teknisi Ahli Kimia ) : Peran meliputi perencanaan, pengadaan, pengawasan, dan penelitian zat kimia aktif dan hasil bumi  , Chemical Engineer banyak berperan di perusahaan EPC atau Oil Company.

·    Geo Technision ( Teknisi Ahli Tanah dan Cuaca ) : Peran meliputi survey lapangan, pengukuran dan menganalisa dampak lingkungan

·     IT Engineer ( Teknisi Ahli Komputer dan Jaringan ) : peran meliputi pengadaan , penginstalan dan maintenace jaringan komputer dalam suatu instansi.

Meskipun dibagi dalam beberapa spesialisasi bukan berarti mereka bekerja individual, tetapi mereka harus saling bekerja sama secara selaras agar proyek dapat berjalan dengan baik.

Secara Umum Job Desk Project Engineer

·        Seorang Engineer bertanggung jawab pada semua karakteristik fungsional dari sebuah bangunan atau proyek agar selaras, berfungsi dan bekerja sebagai mana mestinya. 

·    Kesehatan dan keselamatan, seperti prosedur darurat dan keamanan , merupakan tugas penting seorang Project Engineer karena kelestarian lingkungan dan efektivitas biaya bangunan menjadi pertimbangan penting dalam industri.

·         Merancang tata letak dari objek yang dikerjakan.

·         Menilai apakah kondisi lapangan yang ada cocok untuk objek yang dikerjakan

·      Mengidentifikasi bahan dan peralatan yang akan digunakan dalam berbagai sistem.

·         Menyusun rencana , menulis dan melaporkan perkembangan pekerjaan

·    Melakukan tes pada sistem dan membuat perubahan pada rencana jika diperlukan .

·    Pemantauan pekerjaan pemasangan dan mengelola pemeliharaan mereka setelah proyek selesai .

·   Memastikan bahwa semua pekerjaan bangunan memenuhi persyaratan kesehatan dan keselamatan dan undang-undang lingkungan .

·         Negosiasi kontrak dengan klien , terutama dalam pekerjaan konsultasi

·         Berkoordinasi dan bekerja sama dengan Tenaga Ahli Specialis lainnya.

·     Memberikan presentasi dan menulis laporan, memberi nasihat tentang aspek fungsional bangunan dan menyoroti implikasi praktis dari desain arsitek .

·         Mempromosikan efisiensi energi dan isu-isu keberlanjutan lainnya .

·     Mengelola tim orang dan bekerja sama dengan mereka untuk mendapatkan pekerjaan yang selesai tepat waktu dan standar yang tinggi .

·  Menguasai disiplin ilmu teknis sehingga bisa mencari solusi jika ada permasalahan di lapangan.

References :

https://en.wikipedia.org/wiki/Project_engineering

Mengenal PPIC (Production Planning and Inventory Control)

Fungsi Planning dalam perusahaan manufaktur dijalankan oleh bagian PPIC (Production Planning and Inventory Control). PPIC juga memiliki peranan dalam manajemen Inventory.

Apa itu Inventory?

Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan berupa persediaan bahan baku (raw material), barang-barang sedang dalam proses produksi (work in process), dan barang-barang yang diproduksi untuk dijual (finished goods product). Karena  inventory disimpan di gudang maka manajemen inventory  dan gudang sangat berkaitan. Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay Chain  Product. Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang sampai digunakan dalam proses produksi. Fungsi  penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, gudang bahan baku, gudang produk jadi dan sebagainya. Dalam  Perusahaan, untuk pengadaan dan penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari harga barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3). Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan optimum.

Peranan PPIC (Production Planning and Inventory Control)

PPIC ( Production Planning and Inventory Control ) adalah merencanakan produksi dan mengontrol kebutuhan bahan bakunya. Apabila kita resapi pengertian Produksi Planning bukan hanya merencanakan produksi saja, dimana pengertiannya bisa menjadi lebih luas Karena jika kita ingin merencanakan suatu produksi maka kita harus mengetahui kebutuhan bahan yang akan di produksi yang mana Departemen PPIC dapat mengetahuinya berdasarkan informasi Departemen. R&D berupa Formulasi Produk sehingga Departemen PPIC dapat menghitung kebutuhan bahan baku yang harus disediakan sesuai dengan berapa banyak yang akan di produksi. Kata Inventory Control pengertiannya bukan hanya sekedar mengatur bahan baku saja tetapi bagaimana Departemen PPIC dapat mengkondisikan persediaan bahan baku yang berada di Departemen. Warehouse sehingga penempatan di gudang menjadi lebih efektif dan dapat menekan biaya penyimpanan dan pembelian bahan baku hingga diperoleh biaya optimum.

Fungsi Planning dalam perusahaan manufaktur dijalankan oleh bagian PPIC (Production Planning and Inventory Control). PPIC juga memiliki peranan dalam manajemen Inventory. Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari  bagian Penjualan lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke Customer pada tepat waktunya. fungsi PPIC berkaitan erat dengan fungsi Marketing, Purchasing, dan Produksi. Selain itu Informasi mengenai level of raw material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname untuk bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan juga termasuk dalam tanggung jawab PPIC . Sebagai tim kerja, PPIC berisi sekumpulan orang memiliki sifat pembelajar atau learning people, memiliki analitycal skill, dan Sistematis. Jadi tidak hanya menjalankan sistem yang sudah ada, tetapi lebih pada memastikan sistem yang dijalankan agar efektif atau istilah  “Rule Maker“.

Dalam Struktur Organisasi perusahaan, ada beberapa variasi untuk  memperjelas fungsi Planning dan Gudang (material Warehouse dan Final Product Warehouse). Untuk  kondisi tersebut, PPIC bertanggung jawab pada  Monitoring Persediaan seperti Safety Stock, Mengeluarkan Bill of Material, akurasi data inventory, efektivitas sistem informasi.

Sedangkan aktivitas pergudangan, seperti; 1) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman raw material ke bagian processing, 2) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman final product ke Customer, 3) Mengoperasikan Sistem informasi, Umumnya dibawah kendali  Head Warehouse setingkat Supervisor atau Manager, disesuaikan dengan lingkup tanggung jawabnya.

Fungsi pokok dari PPIC adalah menerima order dari  bagian Penjualan (Sales/marketing) lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer pada waktu yang sudah disepakati. Ringkasnya, tugas PPIC adalah terima pesanan dari konsumen dan menyelesaikan order tersebut hingga pesanan dikirim ke konsumen.

Namun kenyataannya tidak semudah definisi tersebut. Karena fungsi PPIC  berkaitan erat dengan 3 fungsi yaitu Marketing, Purchasing, Produksi.

Pekerjaan PPIC agar dapat berjalan lebih efektif dan efisien adalah :

1. Mengetahui Kapasitas Produksi.
2. Mengetahui Forecast Penjualan.
3. Mengetahui Customer Order.
4. Mengetahui Formula Produk.
5. Mengetahui Proses Produksi.
6. Mengetahui Kualitas Produk.
7. Mengetahui Kapasitas Gudang.
8. Mengetahui Leadtime Pembelian.
9. Mengetahui Quantity Minimum Order.
10. Mengetahui Bahan Baku Alternatif.
11. Mengetahui Kapasitas Ekspedisi.
12. Mengetahui Leadtime Pengiriman.
13. Mengetahui Safty Stock Raw Material & Finished Good Product.

1. Kapasitas Produksi

Kapasitas Produksi adalah berapa besar di dalam sebuah mesin produksi membuat suatu produk selama satu hari kerja. Dengan Kapasitas produksi ini maka Departemen PPIC dapat mengetahui berapa lama proses produksi untuk suatu finish goods dalam jumlah tertentu. Kapasitas produksi diperoleh dari Departemen Produksi.

2. Forecast Penjualan.

Forecast Penjualan adalah perkiraan penjualan yang akan datang baik untuk satu bulan atau tiga bulan kedepan. Dengan Forecast ini maka Departemen PPIC dapat memenuhi permintaan customer dan membuat safety stock finish goods. Forecast Penjualan peroleh dari Departemen Marketing.

3. Costumer Order

Customer Order adalah Permintaan Pelanggan terhadap finished goods product yang ditawarkan oleh Marketing baik itu produk regular maupun produk pesanan khusus. Dari Customer Order data yang masuk maka PPIC dapat menjadwalkan rencana produksi sampai produk terkirim sesuai dengan leadtime yang sudah ditentukan.

4. Formula Produk

Formula produk dikeluarkan berdasarkan hasil uji coba dari Departemen R&D terhadap suatu produk sampai produk dapat dijual ke Customer. Dalam formula itu terdapat rincian bahan baku yang akan digunkan untuk suatu produk dengan uraian persentase, makan berdasarkan formula itu maka PPIC dapat memperhitungkan berapa banyak bahan yang dibutuhkan untuk permitaan kosumen.

5. Proses Produksi

Proses produksi didalam produksi suatu produk berbeda-beda perlakuanya oleh karena itu PPIC harus dapat mengetahui setiap produk dalam proses produksinya sehingga bisa memperkirakan berapa lama suatu produk itu dapat dibuat sampai selesai dan sesuai dengan kapasitasnya juga. Proses produksi ini dapat diketahui dengan memahami produk tersebut pada saat produksi apa saja kendala yang dapat terjadi untuk suatu produk tersebut.

6. Kualitas Produk

Kualitas produk dapat dinyatakan banwa produk itu berkualitas sesuai dengan standart yang telah ditetapkan berdasarkan Departemen Quality Control. Kualitas produk menjadi penting bagi PPIC, karena didalam suatu produksi suatu produk ada beberapa tahapan tes Quality Control untuk menyatakan produk tersebut lolos Quality Control atau tidak lolos Quality Control. Dengan mengetahui masalah kualitas produk maka PPIC dapat berkomunikasi dengan Marketing mengenai kualitas yang diinginkan karena tidak semua customer sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan dalam artian bahwa kualitas produk dapat dibicarakan dengan Customer dan yang dapat membicarakan masalah kualitas produk yang kita dapatkan pada saat produksi adalah Marketing sendiri yang memegang peranan penting tersebut.

7. Kapasitas Gudang

Kapasitas Gudang ditentukan berdasakan dari Departemen Gudang yang mana data dari gudang dapat diukur sesuai dengan barang yang ingin kita buat stocknya. Departemen Gudang dapat memperkirakan berapa besar barang tersebut dapat disimpan di gudang. Dengan adanya masalah tersebut, PPIC harus dapat mengatur masuknya barang agar tidak ada penumpukan barang di dalam gudang yang dapat menghabiskan kapasitas gudang. Sehinggga dengan memperhatikan hal tersebut akan menghasilkan efisiensi dan efektifitas dari gudang.

8. Leadtime Pembelian

Leadtime pembelian didapat dari Departemen Purchasing sesuai dengan negosiasi dengan para supplier dan perhitungan dokumen yang harus diproses secara internal departemennya. Maka dengan adanya Leadtime Pembelian PPIC dapat memperhitungan pembelian bahan baku agar dapat lebih efektis dan efesien selain itu akan didapatkan safety stock barang yang dibutuhkan.

9. Quantity Minimum Order

Begitu juga Quantity Minimum Order diperoleh dari Departemen Purchasing dimana Departemen Purchasing sesuai dengan negosiasi dengan para supplier diperoleh bersamaan pada saat permintaan leadtime pembelian. Dengan itu Departement PPIC dapat mengorder sesuai dengan Quantity Minimum Order yang sudah ditentukan kecuali ada hal-hal khusus yang mengharuskan memesan barang diluar Quantity Minimum Order maka Departemen PPIC meminta kepada Departemen Purchasing untuk bernegosisasi dengan supplier.

10. Bahan Baku Alternatif

Bahan Baku Alternatif berdasarkan informasi dari Departemen R&D, yang mana suatu bahan bagi industri sangat dibutuhkan jika tidak ada bahan alternatif bagi suatu produk dan pada saat produksi bahan baku utama tidak tersedia oleh supplier maka produksi akan menggunakan bahan alternative tersebut. Informasi bahan baku alternatif  sangat diperlukan bagi Departemen PPIC karena Departemen PPIC  mengkontrol inventory part dan planning produksi sehingga Departemen PPIC dapat memperhitungkan kapan harus menggunakan bahan alternatif tersebut, selain itu juga dengan adanya bahan alternatif ini maka dapat menurunkan biaya pembelian bahan karena Departemen Purchasing akan membeli barang yang harganya paling murah dari antara bahan baku alternatif tesebut.

11. Kapasitas Ekspedisi

Kapasitas Ekspedisi ini didapatkan dari Departemen Ekspedisi .Infomasi Departemen Ekspedisi digunakan untuk memperhitungan pengiriman barang yang harus dapat dikirim sesuai dengan customer order yang diterima dengan memperhitungkan leadtime pengiriman dan permintaan pengiriman barang diluar leadtime yang sudah ditentukan secara internal. Dengan adanya informasi tersebut maka Departemen PPIC dapat menentukan pengiriman barang yang harus dikirim karena menyangkut dengan customer order yang sudah diterima oleh Departemen PPIC.

12. Leadtime Pengiriman.

Leadtime Pengiriman ini dapatkan dari keputusan yang telah dibahas oleh Plan Manager dengan Departemen-departemen terkait yang berhubungan dengan customer order. Dengan adanya leadtime pengiriman ini maka dapat memastikan kepada customer kapan barang yang dipesan dapat sampai ditempat para customer, Departemen PPIC dapat memperhitungkan kapan suatu produk mulai diproduksi.

13. Safety stock Raw Material dan Finish Goods

Safty stock Raw Material dan Finish Goods ini sangatlah diperlukan bagi sebuah perusahan karena kebutuhan  Raw Material untuk kebutuhan produksi akan selalu tejaga dan tidak akan mengalami kekurangan disaat produksi sedang berjalan dan kebutuhan Customer Finish Goods akan terjaga dengan aman dan pada saat Customer mengeluarkan permintaan Finish Goods akan terjaga jumlahnya.

PPIC menjadi jantung utama pengatur alur proses produksi

Informasi mengenai status atau kondisi terkini raw material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname juga menjadi concern penting dalam PPIC. Selain itu, juga harus berkoordinasi dengan Bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan, termasuk dalam tanggung jawab PPIC.

Beberapa perusahaan memiliki pola dan gaya manajemen production planning yang tampak berbeda-beda secara teknis. Tapi secara umum fungsi mendasar PPIC ini tidak jauh berbeda dan memilki beberapa kemiripan

Situasi market/pasar yang dinamis juga menuntut produsen mampu menerapkan strategi operasi yang paling tepat dan dinamis. Salah satu contohnya, untuk menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan model produksi make to order (MTO), dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi model system planning di perusahaan tersebut.

Production Schedule merupakan jantung dari pada suatu perusahaan agar perusahaan dapat memproduksi sesuai dengan kapasitas mesin, kapasitas sumber daya manusia, permintaan customer dan ketersediaan bahan bakunya sehingga hasil produksi menjadi efesien dan efektifitas.

Maka dari bagian PPIC ini bagaimana memperhitungkan segala sesuatunya agar dapat menyusun jadwal produksi sesuai dengan kemampuan perusahaan dan mendapatkan target yang di inginkan.

Beberapa hal yang perlu diketahui untuk menyusun jadwal produksi ( production schedule ) :

1. Orderan yang diterima / Forecast yang dikeluarkan oleh bagian Marketing atau Management.
2. Permintaan kirim sesuai dengan keinginan customer atau sesuai dengan leadtime pengiriman yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
3. Kapasitas produksi berapa kemampuan dari mesin yang dimiliki untuk suatu produk.
4. Formulasi Produk untuk mengetahui berapa dan jenis bahan apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan customer / forecast yang sudah dikeluarkan oleh Marketing atau Managemen.
5. Perhitungan kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan (MRP – Material Reques Planning)
6. Perkiraan yang akan terjadi pada produk yang akan diproduksi sehingga perhitungan akan kebutuhan bahan baku dan permintaan pengiriman akan dapat ditentukan.

References :

bonymuliatan.blogspot.com

https://ipqi.org/memahami-sistem-kerja-dari-departemen-ppic

Supply Chain Management

Pengertian Supply Chain Management (Manajemen Rantai Pasokan) 

Kegiatan utama dalam industri manufaktur adalah mengkonversikan berbagai bahan mentah (raw materials) serta bahan-bahan pendukungnya menjadi barang jadi (Finished goods product) dan mendistribusikannya kepada konsumen. Dengan menjalankannya kegiatan tersebut, maka yang disebut dengan Supply Chain atau Rantai Pasokan pada dasarnya telah terbentuk. Dalam perusahaan manufaktur, kegiatan Supply chain atau Rantai Pasokan ini perlu dijalankan dengan efektif dan efisien mungkin sehingga diperlukan Manajemen yang profesional dalam pelaksanaannya. Manajemen tersebut biasanya disebut dengan Manajemen Rantai Pasokan atau Supply Chain Managementyang sering disingkat dengan singkatan SCM.

Manajemen Rantai Suplai atau manajemen rantai pasok (Supply chain management) adalah sebuah di mana produk diciptakan dan disampaikan kepada konsumen dari sudut struktural. Sebuah supply chain (rantai suplai) merujuk kepada jaringan yang rumit dari hubungan yang mempertahankan organisasi dengan rekan bisnisnya untuk mendapatkan sumber produksi dalam menyampaikan kepada konsumen. (Kalakota, 2000, h197)

Jika didefinisikan lebih lanjut, maka Supply Chain Management (SCM) atau Manajemen Rantai Suplai adalah serangkaian kegiatan yang meliputi Koordinasi, penjadwalan dan pengendalian terhadap pengadaan, produksi, persediaan dan pengiriman produk ataupun layanan jasa kepada pelanggan yang mencakup administasi harian, operasi, logistik dan pengolahan informasi mulai dari pelanggan hingga ke pemasok.

Supply Chain Management atau Manajemen Rantai Pasokan merupakan Mekanisme yang menghubungkan semua pihak yang bersangkutan dan kegiatan yang terlibat dalam mengkonversikan bahan mentah menjadi barang jadi. Pihak yang bersangkutan ataupun kegiatan yang dimaksud tersebut bertanggung jawab untuk memberikan barang-barang jadi hasil produksi kepada pelanggan pada waktu dan tempat yang tepat dengan cara yang paling efisien. Jadi pada dasarnya, Supply Chain Management atau Manajemen Rantai Pasokan merupakan cabang manajemen yang melibatkan Pemasok, Pabrik atau Manufaktur, penyedia logistik dan tentunya yang paling adalah sampai kepada pelanggan.

Tujuan yang hendak dicapai dari setiap rantai suplai adalah untuk memaksimalkan nilai yang dihasilkan secara keseluruhan (Chopra, 2001, h5). Rantai suplai yang terintegrasi akan meningkatkan keseluruhan nilai yang dihasilkan oleh rantai suplai tersebut.

Manajemen Rantai Suplai meliputi koordinasi dari bahan, informasi dan arus keuangan antara perusahaan yang berpartisipasi. Manajemen rantai suplai bisa juga berarti seluruh jenis kegiatan komoditas dasar hingga penjualan produk akhir menuju konsumen untuk mendaur ulang produk yang sudah dipakai.

• Arus material melibatkan arus produk fisik dari pemasok sampai konsumen melalui rantai, sama baiknya dengan arus balik dari retur produk, layanan, daur ulang dan pembuangan.
• Arus informasi meliputi ramalan permintaan, transmisi pesanan dan laporan status pesanan, arus ini berjalan dua arah antara konsumen akhir dan penyedia material mentah.
• Arus keuangan meliputi informasi kartu kredit, syarat-syarat kredit, jadwal pembayaran dalam penetapan kepemilikandan pengiriman. (Kalakota, 2000, h198)

Menurut Turban, Rainer, Porter (2004, h321), terdapat 3 macam komponen rantai suplai, yaitu:

•    Rantai Suplai Hulu/Upstream supply chain

Bagian upstream (hulu) supply chain meliputi aktivitas dari suatu perusahaan manufaktur dengan penyalurannya (yang mana dapat manufaktur, assembler, atau kedua-duanya) dan koneksi mereka kepada pada penyalur mereka (para penyalur second-trier). Hubungan para penyalur dapat diperluas kepada beberapa strata, semua jalan dari asal material. Di dalam upstream supply chain, aktivitas yang utama adalah pengadaan.

•   Manajemen Internal Suplai Rantai/Internal supply chain management

Bagian dari internal supply chain meliputi semua proses pemasukan barang ke gudang yang digunakan dalam mentransformasikan masukan dari para penyalur ke dalam keluaran organisasi itu. Hal ini meluas dari waktu masukan masuk ke dalam organisasi. Di dalam rantai suplai internal, perhatian yang utama adalah manajemen produksi, pabrikasi, dan pengendalian persediaan.

•   Segmen Rantai Suplai Hilir/Downstream supply chain segment

Downstream (arah muara) supply chain meliputi semua aktivitas yang melibatkan pengiriman produk kepada pelanggan akhir. Di dalam downstream supply chain, perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan after-sales-service.

Permasalahan Manajemen Rantai Suplai

Manajemen suplai rantai harus memasukan problem dibawah:

• Distribusi Konfigurasi Jaringan: Jumlah dan lokasi supplier, fasilitas produksi, pusat distribusi ( distribution centre/D.C.), gudang dan pelanggan.
• Strategi Distribusi: Sentralisasi atau desentralisasi, pengapalan langsung, Berlabuh silang, strategi menarik atau mendorong, logistik orang ke tiga.
• Informasi: Sistem terintregasi dan proses melalui rantai suplai untuk membagi informasi berharga, termasuk permintaan sinyal, perkiraan, inventaris dan transportasi dsb.
• Manajemen Inventaris: Kuantitas dan lokasi dari inventaris termasuk barang mentah, proses kerja, dan barang jadi.
• Aliran dana: Mengatur syarat pembayaran dan metodologi untuk menukar dana melewati entitas di dalam rantai suplai

Eksekusi rantai suplai ialah mengatur dan koordinasi pergerakan material, informasi dan dana di antara rantai suplai tersebut.

Fungsi Manajemen Rantai Suplai

Manajemen rantai suplai ialah pendekatan antar-fungsi (cross functional) untuk mengatur pergerakan material mentah (raw material) kedalam sebuah organisasi dan pergerakan dari barang jadi (finished goods product) menuju konsumen akhir. Tujuan dari manajemen rantai suplai ialah meningkatkan kepercayaan dan kolaborasi di antara rekanan rantai suplai, dan meningkatkan inventaris dalam kejelasannya dan meningkatkan percepatan inventori. Secara garis besar, fungsi manajemen ini bisa dibagi tiga, yaitu distribusi, jejaring dan perencaan kapasitas, dan pengembangan rantai suplai.

Beberapa model telah diajukan untuk memahami aktivitas yang dibutuhkan untuk mengatur pergerakan material di organisasi dan batasan fungsional. Aktivitas suplai rantai bisa dikelompokan ke tingkat strategi, taktis, dan operasional.

•  Stategis

1.  Optimalisasi jaringan strategis, termasuk jumlah, lokasi, dan ukuran gudang, pusat  distribusi dan fasilitas

2.   Rekanan strategis dengan pemasok suplai, distributor, dan pelanggan, membuat jalur  komunikasi untuk informasi amat penting dan peningkatan operasional seperti cross docking, pengapalan langsung dan logistik orang ketiga

3.  Rancangan produk yang terkoordinasi, jadi produk yang baru ada bisa diintregasikan secara optimal ke rantai suplai,manajemen muatan

4.     Keputusan dimana membuat dan apa yang dibuat atau beli

5.    Menghubungkan strategi organisasional secara keseluruhan dengan strategi pasokan/suplai

• Taktis

1.        Kontrak pengadaan dan keputusan pengeluaran lainnya

2.    Pengambilan Keputusan produksi, termasuk pengontrakan, lokasi, dan kualitas dari   inventori

3.     Pengambilan keputusan inventaris, termasuk jumlah, lokasi, penjadwalan, dan definisi  proses perencanaan.

4.       Strategi transportasi, termasuk frekuensi, rute, dan pengontrakan

5.  Benchmarking atau pencarian jalan terbaik atas semua operasi melawan kompetitor dan implementasi dari cara terbaik diseluruh perusahaan

6.       Gaji berdasarkan pencapaian

• Operasional

1.   Produksi harian dan perencanaan distribusi, termasuk semua hal di rantai suplai

2.     Perencanaan produksi untuk setiap fasilitas manufaktru di rantai suplai (menit ke menit)

3.    Perencanaan permintaan dan prediksi, mengkoordinasikan prediksi permintaan dari semua konsumen dan membagi prediksi dengan semua pemasok

4.    Perencanaan pengadaan, termasuk inventaris yang ada sekarang dan prediksi permintaan, dalam kolaborasi dengan semua pemasok

5.  Operasi inbound, termasuk transportasi dari pemasok dan inventaris yang diterimaOperasi produksi, termasuk konsumsi material dan aliran barang jadi (finished goods)

6.   Operasi outbound, termasuk semua aktivitas pemenuhan dan transportasi ke pelanggan

7.  Pemastian perintah, penghitungan ke semua hal yang berhubungan dengan rantai suplai, termasuk semua pemasok, fasilitas manufaktur, pusat distribusi, dan pelanggan lain

Alur Material dan Informasi

Tujuan dalam rantai suplai ialah memastikan material terus mengalir dari sumber ke konsumen akhir. Bagian-bagian (parts) yang bergerak di dalam rantai suplai haruslah berjalan secepat mungkin dengan tujuan mencegah terjadinya penumpukan inventori di satu tempat, arus ini haruslah diatur sedemikian rupa agar bagian-bagian tersebut bergerak dalam koordinasi yang teratur. Istilah yang sering digunakan ialah synchronous. (Knill, 1992)

Teknologi informasi memungkinkan pembagian cepat dari data permintaan dan penawaran. Dengan membagi informasi di seluruh rantai suplai ke konsumen akhir, kita bisa membuat sebuah rantai permintaan, diarahkan pada penyediaan nilai konsumen yang lebih. Tujuannya untuk mengintegrasikan data permintaan dan suplai jadi gambaran yang akuarasinya sudah meningkat dapat diambil tentang sifat dari proses bisnis, pasar dan konsumen akhir. Integrasi ini sendiri memungkinkan peningkatan keunggulan kompetitif. Jadi dengan adanya integrasi ini dalam rantai suplai akan meningkatkan ketergantungan dan inventori minimum.

Berikut ini adalah Proses Manajemen Rantai Pasokan yang dilibatkan

Proses Manajemen rantai pasok

·       Pelanggan

Pada sebagian besar industri Manufakturing, Pelanggan atau customer merupakan mata rantai pertama yang memberikan pesanan (order), terutama pada perusahaan yang berorientasi OEM (Original Equipment Manufacturer). Pelanggan memutuskan untuk membeli produk yang ditawarkan oleh perusahaan yang bersangkutan dengan menghubungi departemen penjualan (sales) perusahaan tersebut. Informasi penting yang terdapat dalam pesanan tersebut diantaranya seperti Tanggal Pengiriman Produk dan Jumlah yang diinginkan untuk Produk yang dipesannya.

·       Perencanaan (Planning)

Setelah Pelanggan membuat pesanan yang diinginkannya, departemen Perencanaan (Planning Dept) akan mempersiapkan Perencanaan Produksi untuk memproduksi produk yang dibutuhkan oleh Pelanggan. Pada tahap ini, Departemen Perencanaan juga menyadari akan adanya kebutuhan terhadap bahan mentah dan bahan-bahan pendukungnya.

·       Pembelian (Purchasing)

Setelah menerima Perencanaan Produksi, dalam hal ini adalah kebutuhan terhadap bahan mentah dan bahan-bahan pendukungnya, Departemen Pembelian atau Purchasing Department akan melakukan pemesanan bahan mentah dan bahan pendukungnya serta menetapkan tanggal penerimaan dan jumlah  yang dibutuhkan.

·       Persediaan (Inventory)

Bahan mentah dan bahan pendukung yang telah diterima oleh pabrik akan diperiksa kualitas dan ketepatan jumlahnya kemudian disimpan di dalam Gudang untuk kebutuhan produksi.

·       Produksi (Production)

Bagian Produksi akan menggunakan bahan mentah dan bahan pendukung yang dipasok oleh pemasok tersebut untuk melakukan proses produksi hingga menghasilkan barang jadi yang dibutuhkan oleh pelanggan.  Barang Jadi yang telah diproduksi ini kemudian dimasukan ke gudang dan siap untuk dikirimkan ke pelanggan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

·       Transportasi (Transportation)

Departement Pengiriman atau Shipping Department akan mengatur waktu keberangkatan barang jadi (Finished Products) yang di Gudang tersebut sesuai dengan jadwal yang diinginkan oleh pelanggan.

Reference :

https://ilmumanajemenindustri.com › Produksi dan Operasional