Mengenal PPIC (Production Planning and Inventory Control)

Fungsi Planning dalam perusahaan manufaktur dijalankan oleh bagian PPIC (Production Planning and Inventory Control). PPIC juga memiliki peranan dalam manajemen Inventory.

Apa itu Inventory?

Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan berupa persediaan bahan baku (raw material), barang-barang sedang dalam proses produksi (work in process), dan barang-barang yang diproduksi untuk dijual (finished goods product). Karena  inventory disimpan di gudang maka manajemen inventory  dan gudang sangat berkaitan. Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay Chain  Product. Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang sampai digunakan dalam proses produksi. Fungsi  penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, gudang bahan baku, gudang produk jadi dan sebagainya. Dalam  Perusahaan, untuk pengadaan dan penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari harga barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3). Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan optimum.

Peranan PPIC (Production Planning and Inventory Control)

PPIC ( Production Planning and Inventory Control ) adalah merencanakan produksi dan mengontrol kebutuhan bahan bakunya. Apabila kita resapi pengertian Produksi Planning bukan hanya merencanakan produksi saja, dimana pengertiannya bisa menjadi lebih luas Karena jika kita ingin merencanakan suatu produksi maka kita harus mengetahui kebutuhan bahan yang akan di produksi yang mana Departemen PPIC dapat mengetahuinya berdasarkan informasi Departemen. R&D berupa Formulasi Produk sehingga Departemen PPIC dapat menghitung kebutuhan bahan baku yang harus disediakan sesuai dengan berapa banyak yang akan di produksi. Kata Inventory Control pengertiannya bukan hanya sekedar mengatur bahan baku saja tetapi bagaimana Departemen PPIC dapat mengkondisikan persediaan bahan baku yang berada di Departemen. Warehouse sehingga penempatan di gudang menjadi lebih efektif dan dapat menekan biaya penyimpanan dan pembelian bahan baku hingga diperoleh biaya optimum.

Fungsi Planning dalam perusahaan manufaktur dijalankan oleh bagian PPIC (Production Planning and Inventory Control). PPIC juga memiliki peranan dalam manajemen Inventory. Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari  bagian Penjualan lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke Customer pada tepat waktunya. fungsi PPIC berkaitan erat dengan fungsi Marketing, Purchasing, dan Produksi. Selain itu Informasi mengenai level of raw material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname untuk bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan juga termasuk dalam tanggung jawab PPIC . Sebagai tim kerja, PPIC berisi sekumpulan orang memiliki sifat pembelajar atau learning people, memiliki analitycal skill, dan Sistematis. Jadi tidak hanya menjalankan sistem yang sudah ada, tetapi lebih pada memastikan sistem yang dijalankan agar efektif atau istilah  “Rule Maker“.

Dalam Struktur Organisasi perusahaan, ada beberapa variasi untuk  memperjelas fungsi Planning dan Gudang (material Warehouse dan Final Product Warehouse). Untuk  kondisi tersebut, PPIC bertanggung jawab pada  Monitoring Persediaan seperti Safety Stock, Mengeluarkan Bill of Material, akurasi data inventory, efektivitas sistem informasi.

Sedangkan aktivitas pergudangan, seperti; 1) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman raw material ke bagian processing, 2) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman final product ke Customer, 3) Mengoperasikan Sistem informasi, Umumnya dibawah kendali  Head Warehouse setingkat Supervisor atau Manager, disesuaikan dengan lingkup tanggung jawabnya.

Fungsi pokok dari PPIC adalah menerima order dari  bagian Penjualan (Sales/marketing) lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer pada waktu yang sudah disepakati. Ringkasnya, tugas PPIC adalah terima pesanan dari konsumen dan menyelesaikan order tersebut hingga pesanan dikirim ke konsumen.

Namun kenyataannya tidak semudah definisi tersebut. Karena fungsi PPIC  berkaitan erat dengan 3 fungsi yaitu Marketing, Purchasing, Produksi.

Pekerjaan PPIC agar dapat berjalan lebih efektif dan efisien adalah :

1. Mengetahui Kapasitas Produksi.
2. Mengetahui Forecast Penjualan.
3. Mengetahui Customer Order.
4. Mengetahui Formula Produk.
5. Mengetahui Proses Produksi.
6. Mengetahui Kualitas Produk.
7. Mengetahui Kapasitas Gudang.
8. Mengetahui Leadtime Pembelian.
9. Mengetahui Quantity Minimum Order.
10. Mengetahui Bahan Baku Alternatif.
11. Mengetahui Kapasitas Ekspedisi.
12. Mengetahui Leadtime Pengiriman.
13. Mengetahui Safty Stock Raw Material & Finished Good Product.

1. Kapasitas Produksi

Kapasitas Produksi adalah berapa besar di dalam sebuah mesin produksi membuat suatu produk selama satu hari kerja. Dengan Kapasitas produksi ini maka Departemen PPIC dapat mengetahui berapa lama proses produksi untuk suatu finish goods dalam jumlah tertentu. Kapasitas produksi diperoleh dari Departemen Produksi.

2. Forecast Penjualan.

Forecast Penjualan adalah perkiraan penjualan yang akan datang baik untuk satu bulan atau tiga bulan kedepan. Dengan Forecast ini maka Departemen PPIC dapat memenuhi permintaan customer dan membuat safety stock finish goods. Forecast Penjualan peroleh dari Departemen Marketing.

3. Costumer Order

Customer Order adalah Permintaan Pelanggan terhadap finished goods product yang ditawarkan oleh Marketing baik itu produk regular maupun produk pesanan khusus. Dari Customer Order data yang masuk maka PPIC dapat menjadwalkan rencana produksi sampai produk terkirim sesuai dengan leadtime yang sudah ditentukan.

4. Formula Produk

Formula produk dikeluarkan berdasarkan hasil uji coba dari Departemen R&D terhadap suatu produk sampai produk dapat dijual ke Customer. Dalam formula itu terdapat rincian bahan baku yang akan digunkan untuk suatu produk dengan uraian persentase, makan berdasarkan formula itu maka PPIC dapat memperhitungkan berapa banyak bahan yang dibutuhkan untuk permitaan kosumen.

5. Proses Produksi

Proses produksi didalam produksi suatu produk berbeda-beda perlakuanya oleh karena itu PPIC harus dapat mengetahui setiap produk dalam proses produksinya sehingga bisa memperkirakan berapa lama suatu produk itu dapat dibuat sampai selesai dan sesuai dengan kapasitasnya juga. Proses produksi ini dapat diketahui dengan memahami produk tersebut pada saat produksi apa saja kendala yang dapat terjadi untuk suatu produk tersebut.

6. Kualitas Produk

Kualitas produk dapat dinyatakan banwa produk itu berkualitas sesuai dengan standart yang telah ditetapkan berdasarkan Departemen Quality Control. Kualitas produk menjadi penting bagi PPIC, karena didalam suatu produksi suatu produk ada beberapa tahapan tes Quality Control untuk menyatakan produk tersebut lolos Quality Control atau tidak lolos Quality Control. Dengan mengetahui masalah kualitas produk maka PPIC dapat berkomunikasi dengan Marketing mengenai kualitas yang diinginkan karena tidak semua customer sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan dalam artian bahwa kualitas produk dapat dibicarakan dengan Customer dan yang dapat membicarakan masalah kualitas produk yang kita dapatkan pada saat produksi adalah Marketing sendiri yang memegang peranan penting tersebut.

7. Kapasitas Gudang

Kapasitas Gudang ditentukan berdasakan dari Departemen Gudang yang mana data dari gudang dapat diukur sesuai dengan barang yang ingin kita buat stocknya. Departemen Gudang dapat memperkirakan berapa besar barang tersebut dapat disimpan di gudang. Dengan adanya masalah tersebut, PPIC harus dapat mengatur masuknya barang agar tidak ada penumpukan barang di dalam gudang yang dapat menghabiskan kapasitas gudang. Sehinggga dengan memperhatikan hal tersebut akan menghasilkan efisiensi dan efektifitas dari gudang.

8. Leadtime Pembelian

Leadtime pembelian didapat dari Departemen Purchasing sesuai dengan negosiasi dengan para supplier dan perhitungan dokumen yang harus diproses secara internal departemennya. Maka dengan adanya Leadtime Pembelian PPIC dapat memperhitungan pembelian bahan baku agar dapat lebih efektis dan efesien selain itu akan didapatkan safety stock barang yang dibutuhkan.

9. Quantity Minimum Order

Begitu juga Quantity Minimum Order diperoleh dari Departemen Purchasing dimana Departemen Purchasing sesuai dengan negosiasi dengan para supplier diperoleh bersamaan pada saat permintaan leadtime pembelian. Dengan itu Departement PPIC dapat mengorder sesuai dengan Quantity Minimum Order yang sudah ditentukan kecuali ada hal-hal khusus yang mengharuskan memesan barang diluar Quantity Minimum Order maka Departemen PPIC meminta kepada Departemen Purchasing untuk bernegosisasi dengan supplier.

10. Bahan Baku Alternatif

Bahan Baku Alternatif berdasarkan informasi dari Departemen R&D, yang mana suatu bahan bagi industri sangat dibutuhkan jika tidak ada bahan alternatif bagi suatu produk dan pada saat produksi bahan baku utama tidak tersedia oleh supplier maka produksi akan menggunakan bahan alternative tersebut. Informasi bahan baku alternatif  sangat diperlukan bagi Departemen PPIC karena Departemen PPIC  mengkontrol inventory part dan planning produksi sehingga Departemen PPIC dapat memperhitungkan kapan harus menggunakan bahan alternatif tersebut, selain itu juga dengan adanya bahan alternatif ini maka dapat menurunkan biaya pembelian bahan karena Departemen Purchasing akan membeli barang yang harganya paling murah dari antara bahan baku alternatif tesebut.

11. Kapasitas Ekspedisi

Kapasitas Ekspedisi ini didapatkan dari Departemen Ekspedisi .Infomasi Departemen Ekspedisi digunakan untuk memperhitungan pengiriman barang yang harus dapat dikirim sesuai dengan customer order yang diterima dengan memperhitungkan leadtime pengiriman dan permintaan pengiriman barang diluar leadtime yang sudah ditentukan secara internal. Dengan adanya informasi tersebut maka Departemen PPIC dapat menentukan pengiriman barang yang harus dikirim karena menyangkut dengan customer order yang sudah diterima oleh Departemen PPIC.

12. Leadtime Pengiriman.

Leadtime Pengiriman ini dapatkan dari keputusan yang telah dibahas oleh Plan Manager dengan Departemen-departemen terkait yang berhubungan dengan customer order. Dengan adanya leadtime pengiriman ini maka dapat memastikan kepada customer kapan barang yang dipesan dapat sampai ditempat para customer, Departemen PPIC dapat memperhitungkan kapan suatu produk mulai diproduksi.

13. Safety stock Raw Material dan Finish Goods

Safty stock Raw Material dan Finish Goods ini sangatlah diperlukan bagi sebuah perusahan karena kebutuhan  Raw Material untuk kebutuhan produksi akan selalu tejaga dan tidak akan mengalami kekurangan disaat produksi sedang berjalan dan kebutuhan Customer Finish Goods akan terjaga dengan aman dan pada saat Customer mengeluarkan permintaan Finish Goods akan terjaga jumlahnya.

PPIC menjadi jantung utama pengatur alur proses produksi

Informasi mengenai status atau kondisi terkini raw material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname juga menjadi concern penting dalam PPIC. Selain itu, juga harus berkoordinasi dengan Bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan, termasuk dalam tanggung jawab PPIC.

Beberapa perusahaan memiliki pola dan gaya manajemen production planning yang tampak berbeda-beda secara teknis. Tapi secara umum fungsi mendasar PPIC ini tidak jauh berbeda dan memilki beberapa kemiripan

Situasi market/pasar yang dinamis juga menuntut produsen mampu menerapkan strategi operasi yang paling tepat dan dinamis. Salah satu contohnya, untuk menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan model produksi make to order (MTO), dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi model system planning di perusahaan tersebut.

Production Schedule merupakan jantung dari pada suatu perusahaan agar perusahaan dapat memproduksi sesuai dengan kapasitas mesin, kapasitas sumber daya manusia, permintaan customer dan ketersediaan bahan bakunya sehingga hasil produksi menjadi efesien dan efektifitas.

Maka dari bagian PPIC ini bagaimana memperhitungkan segala sesuatunya agar dapat menyusun jadwal produksi sesuai dengan kemampuan perusahaan dan mendapatkan target yang di inginkan.

Beberapa hal yang perlu diketahui untuk menyusun jadwal produksi ( production schedule ) :

1. Orderan yang diterima / Forecast yang dikeluarkan oleh bagian Marketing atau Management.
2. Permintaan kirim sesuai dengan keinginan customer atau sesuai dengan leadtime pengiriman yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
3. Kapasitas produksi berapa kemampuan dari mesin yang dimiliki untuk suatu produk.
4. Formulasi Produk untuk mengetahui berapa dan jenis bahan apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan customer / forecast yang sudah dikeluarkan oleh Marketing atau Managemen.
5. Perhitungan kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan (MRP – Material Reques Planning)
6. Perkiraan yang akan terjadi pada produk yang akan diproduksi sehingga perhitungan akan kebutuhan bahan baku dan permintaan pengiriman akan dapat ditentukan.

References :

bonymuliatan.blogspot.com

https://ipqi.org/memahami-sistem-kerja-dari-departemen-ppic